UB har ikke ansvar for å klarere rettigheter, eller vurdere de etiske sidene av materialet.
Oppdragsgiver må undersøke om materialet er opphavsrettsbeskyttet, herunder om rettighetene forvaltes av en kollektiv forvaltningsorganisasjon. Hvis materialet er beskyttet av opphavsrett, må det undersøkes om den er lisensiert for videre deling. Hvis det ikke er lisensiert må det inngås avtale med rettighetshaver om digitalisering og tilgjengeliggjøring, samt hvilken lisens det skal tilgjengeliggjøres med. Er rettighetene forvaltet av andre, må enhver bruk og publisering klareres med forvaltningsorganisasjonen.
Oppdragsgiver må vurdere om det er personopplysninger i materialet. Tilgjengeliggjøring må basere seg på samtykke eller annet behandlingsgrunnlag i henhold til personopplysningsloven. Uklarheter kan avklares med personvernombud på den enkelte avdeling, eller IT-juristene ved UiO.
Oppdragsgiver må foreta alminnelige forskningsetiske vurderinger før publisering i Alvin. Både med tanke på om det skal publiseres, om det skal publiseres åpent eller om det kun skal beskrives med metadata. Ved materiale som brukes til forskning på mennesker og samfunn må oppdragsgiver også ta hensyn til og vurdere om publisering er i henhold til CARE prinsippene. CARE Principles for Indigenous Data Governance_FINAL_Sept 06 2019.pdf (rd-alliance.org)