Tilstede fra arbeidsgiversiden: Randi Halveg Iversby, Live Rasmussen
Lokalt hovedverneombud: Karen Danbolt
Ansatte representant: Lars Lørdahl
BHT: Carolina Lybäck-Forsbacka
HMS-koordinator: Siw Pedersen (referent)
Sak 1. Referat fra forrige møte.
https://www.ub.uio.no/om/hms/lamu/referater/2022/lamu-mote-1-2022-21.februar.html
https://www.ub.uio.no/om/hms/lamu/referater/2022/lamu-mote-2-2022-21.april.html
Sak 2. Orientering saker i AMU.
Sak 3. Orientering HMS grunnkurs for ledere: Modul 5 HMS-system UiO
Sak 4. Restverdiredningsplan: Status/problemstillinger. Saksdokument vedlagt.
Sak 5. Orientering brannvernrunder for ansatte.
Sak 6. Orientering fra BHT
Sak 7. Oppdatert plan ARK.
Sak 8. Orientering referat 21.02.2022 fra dialogmøte EA. Referat vedlagt.
Sak 1. Referat fra forrige møte
Lamu-møte 21.februar og Lamu-møte 21.april
Sak 2. Orientering saker i AMU
Til orientering.
Sak 3. Orientering HMS grunnkurs for ledere: Modul 5 HMS-system UiO
Modul 5 er minimumskravet for grunnopplæringen lederne er pålagt om HMS-arbeidet ved UiO. Siw orienterer om at enhet for HMS ikke har hatt kapasitet til å avholde kurs i 2021 eller vårsemester 2022. P.t. kan ingen enheter bestille egne kurs kun for enhetene, men felles kurs er planlagt i høstsemesteret 2022.
Sak 4. Restverdiredningsplan
Dokument om status utarbeidet at Siw Pedersen, Hans Henrik Olsen og Karen Danbolt. Heidi Rustad er blitt koordinator.
Det tas sikte på å fullføre arbeidet med en verdibergingsplan for Georg Sverdrups hus i løpet av 2022. Høsten 2022 skal det kartlegges behov for verdibergingsplaner for Juridisk bibliotek og Bibliotek for medisin og realfag.
Sak 5. Orientering brannvernrunder for ansatte.
HMS-koordinator Siw sendte 29.april ut mail til ledere og etasjekontakter med påminnelse om å gjennomføre fysiske brannvernrunder for alle ansatte. Etter både pandemi og omorganisering hvor ansatte er lokalisert til nye bygg, er det viktig å gjennoppfriske brannvernrutinene.
Sak 6. Orientering fra BHT v/ Carolina Lybäck-Forsbacka.
- Status handlingsplan: Det er etterslep på registrering av timer som er benyttet. Ansatte har hatt større behov for rådgivning/samtale enn estimert for hele 2022. Årsak ukjent, men iflg. Randi det kan være kombinasjon av at UB har markedsført BHT mye dette året, samt behov etter pandemi og omorganiseringer.
Mulig timeantall for 2023 må utvides i handlingsplanen for neste år.
Det er ellers brukt tid på sykefraværsoppfølging og ergonomi. Gruppeveiledning ergonomi settes opp for ansatte i Georg Sverdrups hus. - BHT er i prosess med rekruttering av ny bedriftslege/ leder. Det er håp om at dette er på plass til høsten.
Sak 7. Oppdatert plan ARK.
Heidi Rustad har levert oppdatert tidsplan for gjennomføringen av ARK.
| Måned | Uke | Aktivitet |
|
Mars |
|
Sette opp en aktivitets- og tidsplan |
|
|
Ta kontakt med Kirsti Godal, NTNU |
|
|
September |
|
Bestille ARK fra NTNU |
|
|
Sette datoer for opplæring og planleggingsmøte |
|
|
Oktober |
|
Planleggingsmøte Ledere, mellomledere og verneombud |
|
|
Nettside og annet informasjonsmateriell |
|
|
|
Lansere nettside |
|
|
November |
|
Opplæring ledere og verneombud: Seminar 1? |
|
|
Produsere personallister |
|
|
|
Kvalitetssikre personallister |
|
|
|
Informasjon til alle |
|
|
|
Invitere til allmøte |
|
|
|
Invitere til kartleggingsmøter og tiltaksutviklingsmøtet |
|
|
Januar |
2 |
Utsendelse av spørreskjema |
|
3 |
Purring 1 |
|
|
4 |
Purring 2 |
|
|
Februar |
5-6 |
Utvikling av rapport NTNU |
|
6 |
Opplæring ledere og verneombud: Seminar 2 |
|
|
6? |
Mottak av resultater |
|
|
8? |
Presentere resultater i allmøte |
|
|
Mars |
|
Opplæring ledere og verneombud: Seminar 3 |
|
|
Kartleggingsmøter Avdelingsvis? |
|
|
|
Tiltaksutviklingsmøter Avdelingsvis? |
|
|
|
Implementering av tiltak Avdelingsvis? |
|
|
April |
|
Oppsummering og evaluering (ledere og verneombud) |
Sak 8. Referat 21.02.2022 fra dialogmøte EA.
Til orientering.
Vedr. prioriterte brukerbehov i Domus Bibliotheca i 2022: Karen har fått beskjed fra Juridisk fakultet om at glass i dører ikke er vedtatt. Randi ber UBs eiendomskoordinator Heidi Rustad følge opp saken.
Sak 9. Eventuelt
- Karen har fått tilbakemelding fra ansatte i Niels Henrik Abels hus (NHM) om at de ikke kunne jobbe pga. støy. Det viser seg at EA har igangsatt arbeid med bygging av bølgelab i kjelleretasjen fra uke 5 til uke 40. Alle enheter utenom UB, som har kontorer i 2.etg., er blitt varslet. Kjerneboring skulle også foregå utenom arbeidstid, dette ble ikke fulgt. UB ble i ettertid innkalt til møte.
Karen har sendt referatet av møtet til hovedverneombudet Hege Lynne. UB har blitt lovet å bli holdt informert om arbeidet fremover, og da særlig varsling om særlig støyende arbeider.
Tiltak fra Bibliotek for medisin og realfag for å redusere støyplager: innkjøp av noise cancelling utstyr, bruk av kontor i andre bygg og hjemmekontor.
Randi sender mail til EA-direktør John Skogen og informerer om at saken har vært oppe i LAMU. - Lars tar opp at ansatte oppfatter at mellomlederne praktiserer ulike regler/ praksis for hjemmekontor. Svar fra Randi er at det skal være dialog med leder, og sammenhenger kan være nyansert fra situasjon til situasjon. Det skal være individuell vurdering. I følge Live har seksjoner ulike typer oppgaver og det kan også prege beslutningen.
Det er krav om at ansatte fører inn i kalenderen dager de har hjemmekontor.
LAMU mener det vil gi en forutsigbarhet og oversikt når alle har en oppdatert kalender, nå som så mange av oss har arbeidsplasser flere steder, og også da på hjemmekontor innimellom.
LAMU ser verdien for fellesskapet og arbeidsmiljøet at ansatte skriver inn i kalenderen om de har hjemmekontor eller ikke. - Siw trer ut av rollen som HMS-koordinator til høsten. Heidi Rustad tiltrer som UBs nye HMS-koordinator.