Til stede fra styret:
Gunn Enli, Ingvill Rasmussen, Annely Tomsen, Rein Aasland, Tor Arne Dahl, Hege Stensrud Høsøien, Signe Marie Brandsæter, Marius Frans Linus Hillestad, Eva Strømme Moshuus, Ingrid Uleberg
Forfall:
Susann Andora Biseth-Michelsen, Margunn Aanestad, Kristin Bjordal
Til stede fra UB:
Unni Knutsen (sak 5), Cecilia Ekström (sak 6 og 7), Hanne Graver Møvig, Håvard Kolle Riis, Birgit Hvoslef Dahl (ref)
Saksliste
Sak 1 Innkalling og saksliste
Med introduksjonsrunde. Dette var første møte for de nye studentrepresentantene. Til orientering har Geir Nordanger sluttet ved UB, Signe Marie Brandsæter møter fast i styret resten av denne valgperioden.
Innkalling og saksliste er godkjent.
Sak 2 Protokoll fra møte 2/2019
Protokoll er godkjent.
Sak 3 Økonomi (Informasjonssak)
Sakspapirer: Rapporter for 2. tertial
Ved Håvard Kolle Riis.
UB har et relativt stramt budsjett, med lite handlingsrom. Situasjonen er mye lik som sist den ble presentert for styret. Det som er nytt gjelder mediebudsjettet. Siden sist har vi fått på plass avtaler med alle de fire store forlagene. Tertial 2-rapport er akkurat levert. Den viser at overgangsavtalene gir en merkostnad i 2019 på 3'2 millioner kroner, som ikke er budsjettert. Det vil også bli merkostnader på hhv 1'85 millioner i 2020 og 1'18 millioner i 2021. UB har fått en ekstrabevilgning fra 2020-budsjettet på 2 millioner.
UB er i dialog med UiO-ledelsen om hvordan utgiftene skal dekkes.
Avtalene som er inngått er på to år, man har valgt en kort periode fordi man forventer at diskusjoner rundt åpen forskning kommer til å endre seg fremover. Publisering ved OUS er blitt inkludert i avtalene, dette var viktig. Overgangsavtalene vil være kostnadskrevende en periode, men vi ser for oss at disse avtalene vil bidra til å dreie landskapet.
Sak 4 Strategi UB 2030, tidslinje og status (informasjonssak)
Sakspapirer: Presentasjon
Ved Hanne Graver Møvig.
Hanne presenterte en oppdatert tidslinje og status for strategiarbeidet ved UB. En gjennomgang av hvilke aktiviteter, forankring og hvilke prosesser dette allerede har igangsatt. Det ble presentert en skisse til tidslinje frem til lansering av strategi våren 2020. Blant annet legges det opp til et strategiseminar med styret 12. desember 2019.
Avsluttet med konkret spørsmål om hvordan styret bør involveres videre.
Styremedlemmene fremmet følgende mulige forslag (i tilfeldig rekkefølge):
- Veldig positivt at styret blir brukt aktivt inn i prosessen. F.eks. lese utkast, delta på strategiseminar. Viktig at styret involveres på riktig nivå.
- Styret har ønske om å være involvert, direkte i arbeidet. En konkret erfaring til at strategiarbeidet kan ebbe ut i en videreføring av dagens praksis og tiltak.
- Svært verdifullt med innspill fra hele styret, både vitenskapelige, eksterne og studenter. Er viktig at brukerstemmene er tett på prosessen.
- Hvordan vil UB håndtere studentstemmen inn i sin strategi? Har dere vurdert å invitere dere til studentparlamentet for å informer og be om innspill der? En annen mulighet er å engasjere studentforeningene.
- Hva er koblingen til Utviklingsavtalen?
- Hvordan tenker man rundt formatet på ferdig strategi? Lengde og omfang? Det er nødvendig å finne en fin balanse mellom korte presise mer overordnede strategier mot å koble det mot mer konkrete aktiviteter eller satsinger.
Svar:
- UB er i planleggingsfasen i å involvere studentene i vårt SP2030-arbeid.
- Koblingen til utviklingsavtalen ligger i dialogmøtene med enhetene, for å avdekke forventninger og behov, og avstemme hvilke prioriteringer som bør gjøres. Og hvilke strategiske grep det krever.
- UiOs strategi har strategien som UC Berkeley som inspirasjon.
Sak 5 Mediebudsjett og samlingspolitikk (diskusjonssak)
Sakspapir: Notat om felles mediebudsjett og Lederblogg om felles mediebudsjett
Samlingsleder Unni Knutsen deltar.
Dagens modell gir lite rom for satsinger og lite handlingsrom på UB. Den er ikke tilstrekkelig innretter mot en overgang mot mer brukerstyrte anskaffelser. Ny modell må ta høyde for dette.
Mål med ny modell er: ett budsjett som reflekterer alle mediekjøp, gir mulighet til mer strategisk samlingsutvikling, økt grad av brukerstyrt innkjøp, aktiv analyse av samlingsbruken og fordeling av innkjøp for å unngå skjevheter. Ny modell vil ha to hovedtyper innkjøp: Brukerstyrt og av fagansvarlige. Fordelingen mellom disse blir viktig tema fremover. Det blir også viktig å tenke helhetlig, men sikre lokal representasjon.
Innspill fra styret, i tilfeldig rekkefølge:
- Er UBs tanker om samlingsutvikling unik, eller er det andre UH-bibliotek som tenker i de samme baner? Hva skjer internasjonal, ved institusjoner UiO vil sammenligne seg med?
- Hva er overgangen til brukerstyrt innkjøp basert på?
- Det må sikres rom for enkeltkjøp gjennom hele året, ikke binde alt opp i faste, store avtaler og abonnement. Dette må sees på over tid før det konkluderer. Det er nødvendig med et kritisk blikk på eksisterende samlinger. Forslag om ny kategori i budsjettet. Virksomhetskritisk litteratur, som det må settes av midler til.
Svar:
- UiT innfører felles mediebudsjett nå, vi har sett på dette, men ikke kopiert. Vi tenker det er viktig å lage en modell tilpasset vårt miljø. Samlingsutvikling diskuteres hos de fleste institusjoner. Økonomien er presset hos flere enn oss. Situasjonen er ganske lik i Europa, med tanke på OA og Plan S. Vi orienterer oss om hva som skjer hos andre.
- Overgangen til brukerstyrt innkjøp er basert på forskning og statistikk som viser at brukerinnkjøp passer godt inn i samlingen, og at disse titlene lånes ut flere ganger etter innkjøp. Men UB ønsker ikke bare brukerstyrt innkjøp, men også ha en kuratert samling. Vi har testet både brukerstyrt innkjøp av artikler, elektroniske og trykte bøker.
- Ja, vi må prøve oss frem og se på dette over tid. Den nye modellen legger opp til at vi kan ta hensyn til smale fag og fordeling gjennom året.
Vedtak:
Styret ga sin tilslutning til å gå videre med arbeidet med implementering av modellen.
Sak 6 Presentasjon av ny leder ved HumSam-biblioteket, Cecilia Ekström
Cecilia Ekström deltar.
Sak 7 Humaniorastrategi, veikart for forskningsinfrastruktur og UBs rolle (diskusjonssak)
Sakspapir: Utkast til humaniorastrategi, og veikart for forskningsinfrastruktur for humsam
Innledning ved styreleder UB / prodekan HF Gunn Enli.
Det rettes store forventninger til UB fra UiOs humanioramiljøer, formulert både i UiOs nye Humaniorastrategi og Veikart for forskningssinfrastruktur for humsam. Spørsmålet er:
- På hvilke måter UB best kan understøtte humaniora-fagene innenfor dagens budsjettrammer og UBs egne strategier?
Vi vil gjerne ha konkrete innspill på hvilken rolle UB bør ha i forhold til ambisjoner om for eksempel tverrfaglighet, forskningsnærhet, kontakt med arbeidslivet, og utfordringsdrevet forskning? Det er en forventning av UB skal være en sentral aktør fremover, spesielt innen digital humaniora.
Innspill fra styret, i tilfeldig rekkefølge:
- UB bør ta en større plass - datalagring, kuratere innhold, utvikling av både tjenester og metoder direkte inn i forskningsprosessene.
- Som UB-ansatt: Et dokument som beskriver den rollen vi ønsker å spille. Samarbeid, jobbe tett med forskningsmiljøene/forskerne.
- Det er tatt initiativ til å etablere en teksthub, hvor UB er med som en av partnerne.
- Rollen til UB er mye tydeligere i Humsam-veikartet enn i de andre veikartene ved UiO, som f.eks. Livsvitenskap eller MedNat.
- Erfaringer fra Uppsala: Var tidligere mange ulike labber, som ikke samarbeidet godt. Biblioteket etablerte en Digital Humaniora-lab, som knyttet sammen de ulike labene og koordinerte aktiviteten. Administrativ støtte, prosjektsøknader, kompetanseutvikling, metodestøtte, ol.
Sak 8 Eventuelt
Avsluttende kommentar
Styret trakk frem overgangsavtalene, mediebudsjettet og sak 6 og 7 som spesielt interessante diskusjonssaker.