Til stede fra styret:
Gunn Enli, Ingvill Rasmussen, Kristin Bjordal, Margunn Aanestad, Hege Stensrud Høsøien, Signe Marie Brandsæter, Eva Strømme Moshuus, Ingrid Uleberg,
Forfall:
Tor Arne Dahl
Til stede fra UB:
Hanne Graver Møvig, Håvard Kolle Riis, Randi Halveg Iversby, Birgit Hvoslef Dahl (ref)
Sakskart
1. Innkalling og saksliste
Innkalling og saksliste godkjennes.
2. Protokoll fra forrige møte
Møte 1/2020 ble avlyst på grunn av korona-situasjonen, men noen saker ble sendt på sirkulasjon på e-post. Styret godkjente protokollen slik den foreligger.
3. MedNat organisasjonsutviklingsprosjekt
Sakspapir: Følgeskriv om MedNat.
Hanne Graver Møvig presenterte bakgrunnen og tidslinje for MedNat-prosessen. Prosessen er forankret hos Medisinsk fakultet og MN-fakultetet, hos UiOs ledelse og IDF, som alle har gitt sin tilslutning til prosessen.
UB står i en organisasjonsutviklingsprosess på flere fronter, tjenesteportefølje, ressurser, felles kompetanseløft, alt betyr noe for helheten. Randi Halveg Iversby har fått et overordnet ansvar for å følge prosessen tett og ha et overordnet blikk på hele UB.
Arbeidsgruppen består hovedsakelig av fagforeningsrepresentanter og verneombud. Styret påpekte at samlingskompetanse og mellomledere savnes i denne gruppen.
Arbeidsgruppens sammensetning og mandat er behandlet av IDF, som har gitt sin tilslutning til dette. Arbeidsgruppen har en viktig jobb, men like viktig er innvolveringen og medvirkningen som skjer med mellomlederne og med den enkelte i avdelingene. Arbeidsgruppens medlemmer som også er fagforeningsrepresentanter binder ikke sine fagforeninger i denne prosessen, de står fritt ved drøftinger i IDF.
Styret påpekte også at man må involvere brukerne i prosessen, særlig brukerne fra OUS. Dette tas med i videre plan.
Prosessen er åpen for innspill, ingen ting er konkludert. Saken blir tema også på neste styremøte 18. juni.
Vedtak:
Bibliotekstyret gir sin tilslutning til framlagt prosess som skal lede fram til ny organisasjon for Medisinsk bibliotek og Realfagsbiblioteket.
4. Strategi 2030 – UB
Sakspapir: Utkast til UBs strategi og følgeskriv strategi.
Hanne Graver Møvig presenterte prosessen og utkast til UBs strategi 2030.
Tidsplan: Høring fra 20. mai; til UiO, til studentparlamentet og til UBs ansatte, behandles i dekanmøtet 10. juni, og i bibliotekstyret 18. juni.
Kommentarer fra styret:
Studentene - De to punktene som omhandler studenter er veldig gode. Det viser delaktighet og involvering av studentene. Stilig og modig at studentene har fått så mye plass.
Synlig og aktiv partner i forskningsprosessen - for OUS' del vurderes bibliotekets rolle fra prosjekt til prosjekt om man er støttefunksjon eller partner (som krediteres). Bør ta en titt til på dette avsnittet, viktig å synliggjøre når man er en supergod støtte, trenger ikke nødvendigvis være partner i forskningsprosjekt. Aktiv partner - bør formulere tydeligere hva UBs bidrag skal bestå i. Kan dette formuleres som en ambisjon? Forskning kan godt nevnes i innledningen.
Hva menes med informasjonsbærer? Kan man finne et klarere, tydeligere ord? Hvor vil man med det begrepet? Ordet samlinger blir kanskje begrensende, men er informasjonsressurser dekkende?
Læringsmiljø - bør fokusere målgruppen, er det studentene, eller studentene og ansatte? Litt missmatch mellom kulepunkt og tekst. Hva ligger i begrepet tverrfaglig infrastruktur? Kan man tenke en annen innramming av punktet? Kan man definere læringsmiljø på en ny måte? Hva er UBs tilnærming og bidrag til læringsmiljø? Læringsmiljø i dag er ikke bare fysisk, vi er i hybride studie- og læringssituasjoner hele tiden. Hvordan få frem bibliotekets rolle der?
Samlingene - kunne stått mer om åpne data og forskningsdata. Ordet ressurser brukes mye, kan man være litt konkret noen steder, litt mer presis? Digitalisering av unike samlinger - hva ligger i dette? Korona-situasjonen har økt bevisstheten om litteratur som ikke er digitalisert, pensum-relatert og materiale brukt i master og ph.d., dette er nødvendigvis ikke eldre, unikt materiale. UB kan ta ansvar for å legge nytt og moderne innhold i begrepet samlinger.
Design thinking - erstattes med tekst om brukerundersøkelser og brukerfokusert utvikling?
Dokumentet har en sterkt brukerfokus, honnør for det. Godt fokus på samling og forskning. Oppfordrer til å skrive i aktivt språk, gjør målene tydeligere enn premissene.
Vedtak:
Bibliotekstyret tar presentasjonen til etterretning, og ber UB ta med de innspill som kom i møtet i det videre strategiarbeid.
5. Samlingsprosjektet
Sakspapir: Presentasjon i møtet
Helge Mjelde og Randi Halveg Iversby presenterte prosjektet. Sluttrapporten er i fullføringsfasen, skal presenteres for UBs ledergruppe i løpet av mai.
Kommentarer:
Har UB den kompetansen som trengs? Ja, men må bedrive kompetanse -mobilisering og -overføring.
Vedtak:
Bibliotekstyret tar presentasjonen til etterretning, og ser frem til diskusjon og styrebehandling av saken senere.
6. Status Korona-tiden.
Sakspapir: Presentasjon i møtet.
Håvard Kolle Riis presenterte UBs tiltak og erfaringer fra våren 2020.
Det er for tidlig å si noe om når og hvordan bibliotekene gjenåpner, men det jobbes med hvordan man kan åpne og hvilke tjenester som da blir tilgjengelig. Kommunikasjon til egne ansatte og til brukerne har vært krevende, det er mange aktører som skal lyttes til og mange hensyn som skal ivaretas.
Kommentarer:
Studentene setter stor pris på UBs tiltak med tilgang til digitale ressurser, take away-bibliotek, og unntaksbiblioteket og digital veiledning. Om undervisning generelt, om man skal fortsette med digital undervisning til høsten, bør man se på mer interaktive måter enn 45 minutters presentasjoner.
UBs ansatte har opplevd at arbeidstiden dras ut i alle døgnets tider, at behovet for veiledningen har økt, og at trøst og støtte har vært viktig. Helt essensielt at NB åpnet sine ressurser for alle, veldig bra for studenter som ikke fikk tilgang til de fysiske pensumbøkene. Tilgang til materiale har vært viktigere enn tilgang til lesesalen.Når det gjelder undervisning har man fått en mulighet til å teste, med lave skuldre, prøve og feile, fordi man har måttet. Ta vekk skam og redsel for å feile. Og studentene har satt pris på det, for de har trengt å se at andre har vært i utprøvingsfase.
Til fremtiden og strategiarbeidet: Det har vært en mobilisering og digital kompetanseheving for de ansatte - hva er det vi har måttet lære oss nå, som vi kan ta med videre?
Vedtak:
Bibliotekstyret tar presentasjonen til etterretning, med de innspill som kom i møtet.