18. juni 9:00-10:30, avholdes digitalt
Til stede fra styret:
Gunn Enli, Ingvill Rasmussen, Kristin Bjordal, Rein Aasland, Tor Arne Dahl, Hege Stensrud Høsøien, Magnus Carlström, Marius Frans Linus Hillestad
Forfall:
Margunn Aanestad, Eva Strømme Moshuus, Ingrid Uleberg, Signe Marie Brandsæter
Til stede fra UB:
Hanne Graver Møvig, Håvard Kolle Riis, Randi Halveg Iversby, Birgit Hvoslef Dahl (ref)
Sakskart
1. Innkalling og sakskart
Vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes
2. Protokoll fra forrige møte
Vedtak: Protokollen fra møte 2/2020 godkjennes.
3. Strategi 2030
Sakspapir: Strategi 2030
Hanne Graver Møvig presenterte.
Strategi 2030 er en endringsstrategi, og må sees i lys i UiOs strategi 2030.
Strategien har vært på høring hos UB-ansatte og studentparlament, og har vært behandlet i rektors dekangruppe. Alle innspill og kommentarer har blitt gjennomgått og vurdert.
Innspill fra styret:
Arbeidet med strategien har vært bra, med stor grad av involvering og medvirkning.
Vedtak:
Bibliotekstyret vedtar Universitetsbibliotekets strategi 2030. Bibliotekdirektøren gis fullmakt til å vurdere omformuleringer som ble diskutert i møtet.
4. Organisasjonsutviklingsprosess Samlinger
Sakspapir: Samlingsprosjektrapporten og notat
Helge Mjelde og Randi Halveg Iversby presenterte.
UBs ledergruppe har besluttet at det må settes igang en organisasjonsutviklingsprosess, som skal lede frem til ny organisering av samlingsarbeidet fra 1. januar 2021, basert på rapporten fra samlingsprosjektet. Prosess og tidsplan skal drøftes i IDF-møtet 19. juni. Lokale faglige behov og samarbeid på tvers og involvering og medbestemmelse blir viktig i den videre prosessen.
Innspill fra styret:
Ansatterepresentanten tok opp at det har vært manglende innsyn i prosjektgruppens arbeid og at det er uheldig å sette i gang prosessen rett før ferien. Bedre informasjon til ansatte ble etterlyst, og at det er viktig å se samlingsarbeidet fra flere perspektiv.
Rapporten fra samlingsprosjektet er god og grundig.
Styret hadde ellers spørsmål om hvordan involvering har foregått, hva man tenker om tidsaspektet, og om UB bør undersøke hva som skjer ute i fagmiljøene, særlig rundt forskningsdata.
Svar:
De to arbeidsgruppene i samlingsprosjektet har hatt bred representasjon, fra alle avdelinger og ulike stillingsgrupper. Det ble gjennomført to workshops med ansatte fra alle avdelinger. Samlingsprosjektet har vært tema på IDF-møter og ledermøter ved flere anledninger de siste året. Vi mener derfor at organisasjonen er godt kjent med arbeidet som har pågått. Prosjektet har svart på mandatet de fikk, og det er først nå organisasjonsutviklingsprosessen starter.
Arbeidsgruppene i samlingsprosjektet var ikke forespeilet at deres delrapporter skulle publiseres, og dette ble tatt hensyn til. Arbeidsgruppe 2 fikk ikke fullført sitt arbeid pga. koronasituasjonen.
Vi har forståelse for at det er utfordrende å drive omstilling fra hjemmekontor, og tidsplanen vil bli revurdert dersom den er for knapp. Det ble presisert at OU-prosessen ikke starter før etter sommeren, men at vi forbereder den frem til drøfting med tjenestemannsorganisasjonene i august.
Vedtak:
Bibliotekstyret forventer at UB sørger for god involvering, medvirkning og dokumentasjon i den videre prosessen, og gir sin tilslutning til at det settes igang en organisasjonsutviklingsprosess, som skal lede frem til ny organisering av samlingsarbeidet.
5. MedNat
Sakspapir: MedNat bemanningsplan-notat
Live Rasmussen presenterte.
Innspill fra styret:
Ansattrepresentanten stilte spørsmål ved forskjellen på team og seksjon, dette bør klargjøres i neste versjon av bemanningsplanen. Det er også litt bekymring rundt hvordan tilbudet til OUS skal dekkes, dette bør tydeligere frem. Styret lurte på hva som var bekymringer / motstand i organisasjonen rundt omorganiseringen, og hvordan denne var håndtert. Det ser for øvrig ut til å være en god prosess, med mye mulighet til medvirkning fra de ansatte. MedNats ledelse ble bedt om å være oppmerksom på at avstand mellom avdelingene kan være en utfordring, og ta høyde for dette.
Svar:
Ja, vi ser at de tverrgående teamene kan oppfattes som mini-seksjoner og at det kan skape forvirring at begrepet "team"har blitt brukt på ulike måter tidligere. Teamene er etablert på bakgrunn av innspill om at seksjoner med flere og for ulike funksjoner ville kunne oppleves som unødvendig byråkratiske. Det er for øvrig ulike begrunnelser for hvert av teamene og de har noe ulik karakter. Samling og tilganger får egen personalleder med tung faglig kompetanse for best mulig å følge opp den gruppen ansatte som også antas å bli berørt av samlingsprosjektet. DSC er midlertidig i sin natur, og kan evt integreres i en seksjon når det permanentiseres på MedNat, Formidling, kommunikasjon og produksjon ble flyttet opp som eget team i forrige runde. Nærhet til ledelsen er også en viktig vurdering i å etablere tre tverrgående team som rapporterer til leder/nestleder.
Generell bekymring for ulike brukergrupper, for hvordan det blir å få ny personalleder og for om OUS vil bli tilstrekkelig godt ivaretatt ved endringene, er de viktigste innspillene og motstanden som har kommet.
Hvem sin skal sitte hvor i 2024 er ikke inkludert i prosessen nå og avhenger av Masterplan-IT-arbeidet og konsekvenser av nytt bibliotek i Livsvitenskapsbygget og at Kjemisk og Farmasøytisk institutt flytter fra Nedre Blindern. Vi må ha et godt bilde av og tilpasse oss hvor brukerne våre er og hvordan de jobber.
UB tar med seg innspillene fra styret i det videre arbeidet.
Vedtak:
Bibliotekstyret gir sin tilslutning til fremlagt prosess, som skal lede frem til endelig beslutning i august.
6. Eventuelt
Ingen innmeldte saker.