Tilstede fra styret:
Ingvill Rasmussen, Margunn Aanestad, Kristin Bjordal, Signe Marie Brandsæter, Tor Arne Dahl, Hege Stensrud Høsøien, Eva Strømme Moshuus, Hannah Waaler Koppang
Forfall:
Gunn Enli
Tilstede fra UB:
Hanne Graver Møvig, Randi Halveg Iversby, Astrid Anderson, Stine Marie Barsjø, Karin Ytterlid, Birgit Hvoslef Dahl (ref)
Agenda:
1. Godkjenning av innkalling
Vedtak: Innkalling godkjennes.
2. Godkjenning av protokoll fra møtet 21. januar
Vedtak: Protokoll godkjennes.
3. Ny økonomimodell ved UiO (orienteringssak)
Ved Randi Halveg Iversby.
Sakspapir: presentasjon
UB har økning i tildeling av prosjektmidler. Styret mener det blir interessant å følge hvordan nytt system gir en tidsgevinst i prosjekter og styring av disse, og i prosjektsamarbeid med andre enheter.
Vedtak:
Bibliotekstyret tar orienteringen til etterretning.
4. Orienteringssaker fra bibliotekdirektøren
Presentasjon i møtet.
- Status korona - UB har en sentral rolle i UiOs læringsmiljø i denne pandemien. Det er har vært et ønske fra både UB og UiO-ledelsen at UB kan holde åpent så langt det lar seg gjøre. UB har et tett samarbeid med UiO-ledelsen, HMSB, vernelinje og egen linjeledelse for å ivareta smittevern for våre ansatte.
- Styret påpekte at det at UB har vært åpent har vært ekstremt viktig for studentene i dette året, og vil rette en stor takk til UB på vegne av studentene, for leseplasser og for hent- og bestillordninger, og andre tilbud.
- Tildeling av porteføljemidler - UB, ved Juridisk bibliotek, har fått en tildeling til utviklingsarbeidet fra SKITU (Strategisk koordineringsgruppe for IT i utdanning) for søknaden «Grunnpakke i akademiske ferdigheter». Prosjektet vil utvikle moduler som gir en innføring til hele forskningsprosessen, fra prosjektbeskrivelse, innhenting og behandling av data, til resultat og formidling av resultat. En slik grunnpakke i akademiske ferdigheter og en plattform for lagring og deling av digitalt undervisningsmateriale er det stort behov for. Uttesting av Canvas til dette formålet er en del av prosjektet.
- Styret ser frem til å høre mer om prosjektet fremover, og ønsker gjerne saken tilbake for status når aktuelt.
Vedtak:
Bibliotekstyret tar orienteringen til etterretning.
5. Spesialsamlinger og databaser (orienteringssak)
Ved Hanne Graver Møvig og Astrid Anderson
Sakspapir: Saksfremlegg i møtet ved bibliotekdirektør Hanne Graver Møvig og presentasjon om prosjektet i møtet ved seksjonsleder Astrid Anderson.
Hanne Graver Møvig ga en kort introduksjon til prosjektet, som viste til interne plandokumenter av betydning for forankring av prosjektet, Bl.a Humaniora-strategien, Masterplan IT, veikart for forskning infrastruktur på UiO. UBs egen søknad digital HumSam i biblioteket signert HumSam-biblioteket ved Astrid Anderson og Cecilia Ekström la grunnlaget for fellessatsingen spesialsamlinger og databaser på UiO. Prosjektet samarbeidet tett med USIT i planleggingen og i videre gjennomføring av de ulike fasene.
Presentasjon Astrid Anderson:
Prosjektside Spesialsamlinger og databaser
UBs lederblogg: UB som digitalseringshub
Styret takket for en interessant presentasjon om status i prosjektet.
Vedtak:
Bibliotekstyret tar orienteringen til etterretning.
6. Ny avdeling for samlinger og digitale tjenester (vedtakssak)
Ved Randi Halveg Iversby
Sakspapir: Saksfremlegg og funksjons- og bemanningsplan
Kommentarer fra styret:
Nedgang i antall årsverk - hvorfor og prognose fremover? Nedgangen handler om regjeringens avbyråkratiserings- og effektiviseringskutt som har kommet i flere år, og som i realiteten betyr kutt i basisbevilgningen. UB får heller ikke direkte inntekter av f. eks. studiepoengproduksjon. Det er viktig at UB jobber helhetlig og bruker kompetanse og ressurser på tvers i organisasjonen. Det er positivt at UB når får tilslag på mange prosjektsøknader og tildelinger av satsningsmidler.
Involvering - hva betyr enighet så langt som mulig? Alle innplasseringene er foretatt etter dialog med den enkelte og enighet er oppnådd.
Organisasjon - har leder personalansvar for alle 40? Nei, personalansvaret plasseres dels hos avdelingsleder og dels hos teamledere.
Tidsaspektet - noen mener det har vært en rask prosess? - OU-prosessen har tatt mer tid enn planlagt, men det har vært nødvendig pga. koronasituasjonen og for å få nok tid til involvering. Nå er det viktig å sluttføre prosessen og gå over i gjennomføringsfasen.
Styret takker for god orientering gjennom prosessen og gir honnør for å ha kommet i havn med denne prosessen i denne tiden. Styret vil gjerne følge saken videre.
Vedtak:
Bibliotekstyret vedtar at Avdeling for samlinger og digitale tjenester etableres, og at ny organisasjon trer i kraft fra 1. mai. Organiseringen skal evalueres etter et år.
7. Open Access-rapport (orienteringssak)
Ved Hanne Graver Møvig. Stine Marie Barsjø og Karin Ytterlid deltok.
Sakspapir: UiO: Open Access Statusrapport 2021 og saksfremlegg, presentasjon i møtet
Hanne Graver Møvig ga en innføring i prosjektgruppens arbeid, samt redegjorde for funn i nylig avleverte rapport til rektoratet på UiO.
Viserektor for forskning ved UiO, Åse Gornitzka nedsatte våren 2020 en arbeidsgruppe for åpen tilgang på UiO (Open Access, forkortet OA). Arbeidsgruppen har som mandat å vurdere UiOs politikk på området og å fungere som ressursgruppe for universitetsledelsen i OA-politiske spørsmål. Hele mandatet og sammensetning av arbeidsgruppen kan leses mer om her: https://www.uio.no/for-ansatte/enhetssider/ub/prosjekter/arbeidsgruppe-apen-tilgang/
Rapporten ser særlig på følgende spørsmål:
1) Hvor stor andel av UiOs forskning er åpent tilgjengelig?
2) Hvilke veier har vi fulgt for å oppnå åpen publisering?
3) Hvilken kostnad har de ulike veiene for UiO?
Hovedfunn er at OA er kostnadsdrivende for institusjonene. Hovedsaklig har UiO fulgt disse veiene til OA: Grønn OA (egenarkivering), Gull OA, Hybrid OA gjennom overgangsavtalene og diamantsporet med tredjeparts finansiør. Diamantsporet er foreløpig en lite utviklet publiseringskanal både nasjonalt og internasjonalt.
Avslutningsvis peker rapporten på behovet for et mer strategisk grep om feltet fra UiOs side og noen av de konkrete utfordringene vi står overfor. Rapporten utgjør et faktagrunnlag som vil anvendes i det videre arbeidet med politikkutforming på området. Rapporten har vært presentert for Forum for forskningsdekaner på UiO, samt for ledelsens strategiske møte (rektoratet) som har gitt gruppen videre mandat til å utforme prinsipper og forslag til fornyet OA-potitikk for UiO. Rapporten er tilgjengelig her og kan deles med eksterne.
Styret takket for en interessant, oversiktlig og fin rapport.
Vedtak:
Bibliotekstyret tar orienteringen til etterretning.
8. Eventuelt
Ingen saker.