Tilstede:
Tilstede fra styret:
Gunn Enli, Ingvill Rasmussen, Margunn Aanestad, Kristin Bjordal, Signe Brandsæter, Eva Strømme Moshuus, Hannah Waaler Koppang, Tor Arne Dahl
Forfall:
Hege Stensrud Høsøien
Tilstede fra UB:
Hanne Graver Møvig, Randi Halveg Iversby, Eystein Gullbekk (sak 5), Siw Pedersen (sak 3), Unni Knutsen (sak 3), Karin Ytterlid (sak 3), Birgit Hvoslef Dahl (ref)
Sakskart
1. Innkalling og protokoll
Vedtak: Innkalling og protokoll fra møtet 4/2020 godkjennes.
2. Presentasjon av ny fungerende assisterende direktør v/ Hanne Graver Møvig
Randi Halveg Iversby, leder av Juridisk bibliotek, fungerer i stillingen som assisterende direktør fram til 30. juni 2021. Hun fungerer også som leder av Avdeling for digitale tjenester, frem til ny leder er tilsatt der. Stillingen som assisterende direktør skal lyses ut våren 2021.
Hilde Westbye er fungerende leder av Juridisk bibliotek i samme periode og deltar i UBs ledergruppe fra 1. oktober.
3. Tertialrapport 2 v/ Hanne Graver Møvig og Randi Halveg Iversby
Siw Hege Pedersen deltok.
Den økonomiske situasjonen for 2020 er ca. 2,7 mill. kr bedre enn ved 1T-rapporteringen. Prognosen viser et mindreforbruk på 1,13 mill. kr for 2020. Dette skyldes både reduksjon i personalkostnader og øvrige driftskostnader. Langtidsbudsjettet viser en prognose i balanse. Endringen i prognosen er delvis på grunn av COVID-19 og delvis som en følge at UB står midt i store omorganiseringsprosesser, som kan påvirke fremtidig bemanning. Mediebudsjettet: Regnskap er i balanse. Økte kostnader knyttet til valutasvingninger. UB er i dialog med UiO sentralt omkring inndekning av uforutsette merkostnader som følge av COVID-19.
- Status felles mediebudsjett
Unni Knutsen presenterte mål for felles mediebudsjett, resultat og erfaringer så langt, samt noen refleksjoner rundt effekten av korona.
- Status forlagsavtaler
Karin Ytterlid fra Digitale tjenester presenterte en oversikt over overgangsavtaler som er etablert i 2019 og 2020 med tanke på en overgang fra å betale for lesing til å betale for åpen publisering. Gjennom de fire store avtalene (Elsevier, Wiley, Taylor & Francis) er publiseringsvolumet for UiO og OUS på over 800 artikler så langt. Fordelingen viser at avtalene er mest benyttet innenfor MedNat fagområdene med unntak av T&F som også er godt brukt innen SV-fag.
Utfordringen med at flere av avtalene baserer seg på årlige publiseringskvoter ble også presentert og diskutert. For avtalene med Wiley og Taylor & Francis ble muligheten for åpen publisering gjennom avtalene for 2020 stoppet pr. 11. september og for Springer forventes det at kvota er brukt opp tidlig i november. (Se nyhetssak.)
Basert på erfaringer med nåværende overgangsavtaler har BOTT-institusjonene tatt initiativ til en revidering av forhandlingsprinsippene som skal behandles i UHR-styret 23. oktober.
Vedtak:
Bibliotekstyret tar orienteringene til etterretning.
4. Status organisasjonsutvikling Samlinger og digitale tjenester
Randi Halveg Iversby presenterte.
Randi orienterte om arbeidsgruppens sammensetning og mandat, plan for involvering, medvirkning og fremdrift.
Fase 2 (digitale tjenester) er nå inkludert i OU-prosessen, og ny enhet vil inkludere både samlingsarbeid og digitale tjenester. Dette har en sterk forankring i Strategi 2030, og er en fremtidsrettet utvikling. Uavhengig av organisering vil samarbeid på tvers være viktig fremover. Det er viktig at prosessen også vektlegger å finne gode løsninger for å støtte dette behovet, slik at man ikke ender opp med siloer som jobber uavhengig av hverandre.
Kartleggingssamtaler med ansatte starter nå. Gjennom denne kartleggingen vil vi få et oppdatert kunnskapsgrunnlag når det gjelder kompetanse og nåværende ressursbruk innenfor dette feltet.
Innspill:
Ansatterepresentanten lurte på om prosessen var vurdert utsatt på grunn av Covid-19, til man er i en mer normal situasjon? En så stor omorganisering er krevende i seg selv, men ekstra krevende nå.
Randi viste til at Bibliotekstyret i juni vedtok å starte OU-prosessen etter ferien. En annen organisering av samlingsarbeidet har vært diskutert på UB lenge, og det er også krevende å stå i en uavklart situasjon over lang tid. Prosessen og tidslinja fikk tilslutning fra IDF i august. Skulle det bli nødvendig med justeringer underveis i prosessen vil vi gjøre det.
Vedtak:
Bibliotekstyret tar orienteringen til etterretning.
5. Status for FoU-arbeidet på UB
Eystein Gullbekk presenterte.
Både UB og UiO har utviklet seg siden FoU-gruppens mandat ble formulert. På kort sikt prioriterer vi noen løpende prosjekter/oppgaver, og jobber strategisk. FoU-gruppen involveres også i prosessen med å etablere et undervisningsforum ved Bibliotek for medisin og realfag. På lang sikt må vi diskutere måter UB kan samarbeide på for å nå ambisiøse mål i ny strategi. Hva er vår felles faglighet, hva er fagnært, og hvordan kan dette samvirke?
Vedtak:
Bibliotekstyret tar orienteringen til etterretning.
6. Orienteringssaker fra bibliotekdirektøren
Hanne Graver Møvig orienterte om kunngjøringsprosessen med ny leder for digitale tjenester og samling. Hun orienterte om tidslinje og sammensetning av komite og resursspersoner i ulike deler av prosess fremover. Amrop Delphi bistår UB i rekrutteringsprosessen av ny leder. Komiteen består av foruten Møvig som leder arbeidet av; Solveig Kristensen, påtroppende dekan Matnat, Gard O. Sundby Thomassen leder forskningstjenester USIT, Kristian R. Salcedo, avdeling for digitale tjenester UB, Cecilia Ekström, leder Humsam-biblioteket UB. Ressurspersoner i innledende fase er Randi Halveg Iversby, ass. bibliotekdirektør og Unni Knutsen, leder for seksjon for tilvekst og katalog ved HumSam-biblioteket.
Vedtak:
Bibliotekstyret tar orienteringen til etterretning.
7. Eventuelt
Ingen innmeldte saker.